Các bước chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

 Ngành thuế đã chính thức thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ở sáu tỉnh thành trên cả nước, nhằm đúc rút kinh nghiệm và tiến tới áp dụng đại trà bắt buộc trên toàn quốc từ tháng 07 năm 2022.

Vậy để áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chúng ta phải làm những bước nào? hồ sơ chuẩn bị ra sao? Dịch vụ kế toán TAS hướng dẫn qua đển nhà kế và doanh nghiệp cũng như những ai liên quan cần tham khảo nhé.

Bước 1: Xác định DN mình áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

1. Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

a) DN vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền.

b) DN thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

c) DN rủi ro cao về thuế ( Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email)

d) Hộ, cá nhân kinh doanh

2. Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

a) DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế .

b) DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.

Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT

Chờ đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký

Bước 3: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được TỔNG CỤC THUẾ công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới rồi phát hành hóa đơn theo mẫu mới để sử dụng.

Bước này chúng ta có thể làm trên hệ thống cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc làm trên phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà mình chọn mua (TAS sẽ cập nhật bài hướng dẫn thực hành chi tiết sau)

Bước 4: Sau khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng như hình minh họa.

Lưu ý trong báo cáo BC26 lần này không có nhập hóa đơn hủy mà đợi khi làm báo cáo BC26 cho quý 04/2021 thì chúng ta mới gõ vào ô hủy nhé. Vẫn biết hóa đơn điện tử là không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, nhưng quý 04/2021 đang giao thoa giữa cũ và mới thì chúng ta vẫn báo cáo nhằm tránh rắc rối khi thanh tra, kiểm tra sau này.

Mẫu BC26 lần này có tác dụng quyết toán, chốt lại tại thời điểm chuyển đổi lên hóa đơn kiểu mới thì còn tồn những hóa đơn nào nên anh chị chọn ngày là đầu quý tới ngày mình muốn chốt chuyển lên.

Ví dụ hôm nay ngày 06/12/2021 mình muốn chuyển thì anh chị em chọn từ 01/10/2021 tới 06/12/2021, nếu để mặc định thì HTKK hiện thị tới 31/12/2021 nên sẽ báo lỗi.

Chọn Phụ lục 3.12 và điền các thông tin Quyết toán hóa đơn không còn sử dụng và thực hiện tiêu hủy theo luật định như hình.

Bước 5: Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho cơ quan thuế, xem hình minh họa.

Lưu ý ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đợn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.

Link tải mẫu: Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn

– Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục).

Link tải mẫu: Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy

– Biên bản hủy hóa đơn.

Link tải mẫu: Biên bản hủy hóa đơn.

Bước 6: Tới hạn nộp báo cáo tháng/quý theo quy định thì Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng dành cho các hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và chính thức chia tay hóa đơn cũ như hình minh họa.

 

Trên đây là các bước để chúng ta chuyển đổi lên hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP mà  Dịch vụ kế toán TAS gửi tới quý khách hàng và các cá nhân tổ chức… tham khảo để thực hiện.